Рекомендации по самооценке

Рекомендации по самооценке по ГОСТ Р ИСО 9004

А.1 Введение
Самооценка - это всестороннее оценивание, итогом которого является мнение или суждение о результативности и эффективности организации и уровне зрелости системы менеджмента качества. Самооценку обычно проводит руководство организации. Цель самооценки заключается в предоставлении организации рекомендаций, основанных на фактах, касающихся областей применения ресурсов для улучшения ее деятельности.
Самооценка может быть полезной при измерении достижений в сравнении с целями, а также для повторной оценки постоянного соответствия этим целям.
В настоящее время существует много моделей самооценки организаций по критериям системы менеджмента качества. Наиболее широко признаваемыми и применяемыми моделями являются модели национальных и региональных премий по качеству, считающиеся также моделями совершенства организаций.
Метод самооценки обеспечивает простой и легкий в применении способ установления уровня развития (зрелости) системы менеджмента качества организации и определения основных областей для улучшения.
Конкретные особенности метода самооценки по ГОСТ Р ИСО 9004 таковы, что он может:
применяться ко всей системе менеджмента качества или ее части, или к любому процессу;
применяться к организации в целом или ее части;
быть быстро осуществлен внутренними средствами;
быть осуществлен многопрофильной группой или одним работником организации при поддержке высшего руководства;
сформировать входные данные для более всестороннего процесса самооценки системы менеджмента;
определить и облегчить расстановку приоритетов возможностей для улучшения;
способствовать развитию системы менеджмента качества в направлении уровня мирового класса.
Метод самооценки, изложенный в настоящем стандарте, предназначен для оценивания уровней развития системы менеджмента качества по каждому основному разделу ГОСТ Р ИСО 9004 посредством балльной шкалы от 1 (отсутствует формализованная система) до 5 (лучшие показатели в классе деятельности).
В настоящем приложении приведены рекомендации в форме обычных вопросов, которые организация может поставить для оценивания своей деятельности по каждому основному разделу ГОСТ Р ИСО 9004.
Другое преимущество настоящего метода состоит в том, что результаты, контролируемые по времени, могут быть использованы при оценке развития организации.
Настоящий подход к самооценке не заменяет внутренние аудиты системы менеджмента качества или использование существующих моделей премий по качеству.
А.2 Показатели уровней развития (зрелости)
Уровни развития деятельности, охватываемые настоящим методом самооценки, приведены в таблице А.1.
Таблица А.1 - Уровни развития деятельности

Уровень развития	Характеристика уровня	Пояснения
1	Нет формализованного подхода	Систематический подход к проблемам отсутствует, нет результатов, результаты слабые или непредсказуемые
2	Подход, основанный на реакции на проблемы	Систематический подход, основанный на возникшей проблеме или коррекции; наличие минимальных данных о результатах улучшения
3	Устоявшийся формализованный системный подход	Систематический процессный подход, систематические улучшения на ранней стадии; наличие данных о соответствии целям и существовании тенденций улучшения
4	Акцент на постоянное улучшение	Применение процесса улучшения; хорошие результаты и устойчивые тенденции улучшения
5	Лучшие показатели в классе деятельности	Значительно интегрированный процесс улучшения; лучшие в классе результаты в сравнении с продемонстрированными достижениями

А.3 Вопросы для самооценки
Модели премий по качеству, а также другие модели самооценки имеют широкий диапазон детальных критериев по оценке деятельности систем менеджмента. Самооценка обеспечивает удобный подход к оценке уровня развития организации, базирующийся на разделах 4-8 настоящего стандарта. Каждой организации необходимо разработать комплекс вопросов по тем пунктам настоящего стандарта, которые соответствуют ее потребностям.
Примеры типичных вопросов для самооценки приводятся ниже. Номера подразделов даны в круглых скобках.
Вопрос 1: Менеджмент систем и процессов (4.1)
а) Как руководство применяет процессный подход для достижения результативного и эффективного управления процессами, результатом которого является улучшение деятельности?
Вопрос 2: Документация (4.2)
а) Как используются документы и записи для поддержки результативного и эффективного функционирования процессов организации?
Вопрос 3: Ответственность руководства. Общие рекомендации (5.1)
а) Как высшее руководство подтверждает свое лидерство, обязательства и вовлечение?
Вопрос 4: Потребности и ожидания заинтересованных сторон (5.2)
а) Как организация определяет потребности и ожидания потребителей на постоянной основе?
б) Как организация определяет потребности работников в признании, удовлетворенности работой, компетентности и развитии?
в) Как организация принимает во внимание потенциальные выгоды от установления партнерства со своими поставщиками?
г) Как организация определяет потребности и ожидания других заинтересованных сторон, которые могут отразиться на постановке целей?
д) Как организация добивается учета законодательных и других обязательных требований?
Вопрос 5: Политика в области качества (5.3)
а) Как политика в области качества обеспечивает понимание в организации потребностей и ожиданий потребителей и других заинтересованных сторон?
б) Как политика в области качества приводит к явным и ожидаемым улучшениям?
в) Как политика в области качества учитывает прогноз на будущее организации?
Вопрос 6: Планирование (5.4)
а) Как цели преобразуют политику в области качества в измеряемые показатели?
б) Как цели организации доводятся до каждого уровня руководства для обеспечения индивидуального вклада в их достижение?
в) Как руководство обеспечивает наличие ресурсов, необходимых для достижения целей?
Вопрос 7: Ответственность, полномочия и обмен информацией (5.5)
а) Как высшее руководство обеспечивает установление ответственности и доведение ее до сведения работников организации?
б) Как доведенные до сведения персонала требования к качеству, цели и достижения содействуют улучшению деятельности организации?
Вопрос 8: Анализ со стороны руководства (5.6)
а) Как высшее руководство обеспечивает наличие действующей входной информации для анализа со стороны руководства?
б) Как в деятельности по анализу со стороны руководства учитывается оценка информации по улучшению результативности и эффективности процессов организации?
Вопрос 9: Менеджмент ресурсов. Общие рекомендации (6.1)
а) Как высшее руководство планирует своевременное наличие ресурсов?
Вопрос 10: Работники (6.2)
а) Как руководство пропагандирует участие и поддержку работников при улучшении результативности и эффективности организации?
б) Как руководство обеспечивает адекватность уровня компетентности работников организации текущим и будущим потребностям?
Вопрос 11: Инфраструктура (6.3)
а) Как руководство обеспечивает соответствие инфраструктуры задаче достижения целей организации?
б) Как руководство рассматривает вопросы охраны окружающей среды, связанные с инфраструктурой?
Вопрос 12: Производственная среда (6.4)
а) Как руководство обеспечивает, чтобы производственная среда способствовала мотивации, удовлетворенности, развитию и деятельности работников организации?
Вопрос 13: Информация (6.5)
а) Как руководство обеспечивает доступность соответствующей информации для принятия решения, основанного на фактах?
Вопрос 14: Поставщики и партнеры (6.6)
а) Как руководство вовлекает поставщиков в определение потребностей по закупкам и в разработку совместной стратегии?
б) Как руководство рекламирует партнерские отношения с поставщиками?
Вопрос 15: Природные ресурсы (6.7)
а) Как организация обеспечивает наличие необходимых природных ресурсов для своих процессов жизненного цикла продукции?
Вопрос 16: Финансовые ресурсы (6.8)
а) Как руководство планирует, обеспечивает, управляет и контролирует финансовые ресурсы, необходимые для поддержания в рабочем состоянии результативной и эффективной системы менеджмента качества и обеспечения достижения целей организации?
б) Как руководство обеспечивает осведомленность работников о связи между качеством продукции и затратами?
Вопрос 17: Процессы жизненного цикла продукции. Общие рекомендации (7.1)
а) Как руководство применяет процессный подход для обеспечения результативного и эффективного функционирования процессов жизненного цикла продукции и вспомогательных процессов, а также связанной сети процессов?
Вопрос 18: Процессы, связанные с заинтересованными сторонами (7.2)
а) Как руководство определяет процессы, связанные с потребителями, для рассмотрения их потребностей?
б) Как руководство определяет процессы, связанные с другими заинтересованными сторонами, для рассмотрения их потребностей и ожиданий?
Вопрос 19: Проектирование и разработка (7.3)
а) Как высшее руководство определяет процессы проектирования и разработки для обеспечения их соответствия потребностям и ожиданиям потребителей организации и других заинтересованных сторон?
б) Как на практике осуществляется менеджмент процессов проектирования и разработки, в том числе определение требований к проектированию и разработке, и достижения запланированных выходов?
в) Как в процессах проектирования и разработки учитывается такая деятельность, как анализ, верификация и валидация проекта и менеджмент конфигурации?
Вопрос 20: Закупки (7.4)
а) Как высшее руководство определяет процессы закупок для обеспечения соответствия закупленной продукции потребностям организации?
б) Как осуществляется менеджмент процессов закупок?
в) Как организация обеспечивает соответствие закупленной продукции, начиная со спецификации и кончая приемкой?
Вопрос 21: Операции по производству и обслуживанию (7.5)
а) Как высшее руководство обеспечивает, учитывает потребности потребителей и других заинтересованных сторон во входах процессов жизненного цикла продукции?
б) Как осуществляется менеджмент процессов жизненного цикла от входов до выходов?
в) Как в процессах жизненного цикла отражены такие виды деятельности, как верификация и валидация?
Вопрос 22: Управление устройствами для мониторинга и измерений (7.6)
а) Как руководство управляет устройствами для мониторинга и измерений с целью получения и использования правильных данных?
Вопрос 23: Измерение, анализ и улучшение. Общие рекомендации (8.1)
а) Как руководство пропагандирует важность измерения, анализа и деятельности по улучшению, чтобы обеспечивать удовлетворенность заинтересованных сторон результатами деятельности организации?
Вопрос 24: Измерение и мониторинг (8.2)
а) Как руководство обеспечивает сбор данных, касающихся потребителей, для анализа с целью получения информации для улучшений?
б) Как руководство обеспечивает сбор данных от других заинтересованных сторон для анализа и возможных улучшений?
в) Как организация использует самооценку системы менеджмента качества для улучшения результативности и эффективности деятельности организации в целом?
Вопрос 25: Управление несоответствиями (8.3)
а) Как организация управляет несоответствиями процессов и продукции?
б) Как организация анализирует несоответствия для извлечения уроков и улучшения процессов и продукции?
Вопрос 26: Анализ данных (8.4)
а) Как организация анализирует данные с целью оценки своей деятельности и определения областей для улучшения?
Вопрос 27: Улучшение (8.5)
а) Как организация использует корректирующие действия для оценивания и устранения зафиксированных проблем, влияющих на ее деятельность?
б) Как организация использует предупреждающие действия для предотвращения потерь?
в) Как руководство обеспечивает применение систематических методов и средств улучшения с целью совершенствования деятельности организации?
А.4 Документирование результатов самооценки
Существует много способов формализации вопросов по самооценке для оценивания деятельности, определения рейтингов развития и регистрации возможных действий по улучшению. Один из способов приведен в таблице А. 2.
Таблица А. 2 - Пример записи результатов самооценки

Номер подраздела	Номер вопроса	Наблюдения по фактической деятельности	Рейтинг	Действия по улучшению
5.2	4а)	Что касается данного пункта, наш процесс лучше любого д ругого процесса в мире	5	Не требуются
5.2	4а)	Что касается данного пункта, у нас нет системы	1	Необходимо разработать соответствующий процесс. Ответственный и сроки?

Самооценка может использоваться избирательно, исходя из потребностей организации. Один подход годен для осуществления самооценки на индивидуальной основе для всей или части системы менеджмента качества и затем для реализации улучшения, другой подход - для многопрофильной группы работников, осуществляющей самооценку всей или части системы менеджмента качества, за которой последовало бы рассмотрение и анализ со стороны группы, затем достижение консенсуса по установке приоритетов улучшения и планам действий. Результативное и эффективное применение самооценки в организации зависит только от творческого воображения и изобретательности сотрудников организации, заинтересованных в достижении совершенства.
А.5 Связь между потенциальными преимуществами от применения ГОСТ Р ИСО 9004-01 и самооценки
Имеется много различных способов для принятия решения о том, какие действия следует предпринять в результате самооценки. Одним из подходов является рассмотрение выходных данных самооценки совместно с потенциальными ключевыми преимуществами, которые можно получить от стабильной системы менеджмента качества. Такой подход позволил бы организации определить и инициировать проекты по улучшению, которые, вероятно, обеспечили бы наиболее благоприятные результаты исходя из ее приоритетных потребностей. Для удобства применения такого подхода ниже приводятся примеры потенциальных преимуществ, связанных с вопросами, приведенными в разделе А.3, и относящихся к отдельным подразделам настоящего стандарта. Эти примеры можно использовать как точку отсчета при составлении перечня, подходящего для организации. Ниже даются примеры потенциальных преимуществ.
1. Менеджмент систем и процессов (4.1)
Обеспечивает систематический и наглядный способ руководства и управления организацией, которая постоянно улучшает свою деятельность.
2. Документация (4.2)
Обеспечивает информацию и дополнительные сведения о результативности и эффективности системы менеджмента качества.
3. Ответственность руководства. Общие рекомендации (5.1)
Обеспечивает согласованное и наглядное вовлечение высшего руководства.
4. Потребности и ожидания заинтересованных сторон (5.2)
Обеспечивает сбалансированное рассмотрение в рамках системы менеджмента качества потребностей и ожиданий всех заинтересованных сторон с целью создания результативной и эффективной системы.
5. Политика в области качества (5.3)
Обеспечивает понятность потребностей всех заинтересованных сторон и направление деятельности всей организации, приводящее к очевидным и ожидаемым результатам.
6. Планирование (5.4)
Переводит политику в области качества в измеряемые цели и планы для обеспечения четкой фокусировки на важных участках всей организации.
Способствует извлечению уроков из прошлого опыта.
7. Ответственность, полномочия и обмен информацией (5.5)
Обеспечивает согласованный и всеобъемлющий подход во всей организации и проясняет роли, ответственность и связи со всеми заинтересованными сторонами.
8. Анализ со стороны руководства (5.6)
Вовлекает высшее руководство в улучшение системы менеджмента качества.
Дает оценку выполнения планов и определяет соответствующие действия по улучшению.
9. Менеджмент ресурсов. Общие рекомендации (6.1)
Обеспечивает наличие адекватных ресурсов (работники, инфраструктура, производственная среда, информация, поставщики и партнеры, природные и финансовые ресурсы) для достижения целей организации.
10. Работники (6.2)
Обеспечивает лучшее понимание роли, ответственности, целей и повышает вовлечение работников на всех уровнях организации для достижения целей улучшения деятельности.
Поощряет признание и вознаграждение.
Преимущества 11, 12, 13 и 15, связанные с инфраструктурой (6.3), производственной средой (6.4), информацией (6.5) и природными ресурсами (6.7)
Обеспечивают эффективное использование ресурсов, кроме человеческих.
Содействуют пониманию ограничений и возможностей для обеспечения достижимости целей и осуществимости планов.
14. Поставщики и партнеры (6.6)
Пропагандирует отношения партнерства с поставщиками и другими организациями для взаимной выгоды.
16. Финансовые ресурсы (6.8)
Обеспечивает лучшее понимание взаимосвязи между затратами и выгодами.
Поощряет улучшение, направленное на результативное и эффективное достижение целей организации.
17. Процессы жизненного цикла продукции. Общие рекомендации (7.1)
Содействует разработке операций организации для достижения желаемых результатов.
18. Процессы, связанные с заинтересованными сторонами (7.2)
Обеспечивает менеджмент ресурсов и деятельности как процессов.
Обеспечивает, чтобы потребности и ожидания всех заинтересованных сторон были понятны во всей организации.
19. Проектирование и разработка (7.3)
Обеспечивает создание процессов проектирования и разработки, чтобы результативно и эффективно реагировать на потребности и ожидания потребителей и других заинтересованных сторон.
20. Закупки (7.4)
Обеспечивает соответствие поставщиков политике и целям организации в области качества.
21. Операции по производству и обслуживанию (7.5)
Обеспечивает устойчивую удовлетворенность потребителей посредством производства продукции, предоставления услуг и поддержки, отвечающих потребностям и ожиданиям потребителей.
22. Управление устройствами для мониторинга и измерений (7.6)
Обеспечивает точность данных для анализа.
23. Измерение, анализ и улучшение. Общие рекомендации (8.1)
Обеспечивает результативные и эффективные измерения, сбор и валидацию данных для улучшения.
24. Измерение и мониторинг (8.2)
Обеспечивает управление методами измерения и мониторинга процессов и продукции.
25. Управление несоответствиями (8.3)
Обеспечивает результативное устранение несоответствий, встретившихся в продукции и процессах.
26. Анализ данных (8.4)
Обеспечивает принятие решений, основанных на фактах.
27. Улучшение (8.5)
Повышает результативность и эффективность организации.
Сосредоточивает усилия на предупреждении и улучшении исходя из тенденций.
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное)
Процесс постоянного улучшения
Стратегической целью организации является постоянное улучшение процессов для совершенствования деятельности организации и обеспечения выгоды ее заинтересованным сторонам.
Имеются два основных подхода к проведению постоянного улучшения процессов:
а) проекты прорыва, ведущие или к пересмотру и улучшению существующих процессов, или внедрению новых процессов; как правило, их осуществляют многопрофильные группы вне обычной деятельности;
б) деятельность по поэтапному постоянному улучшению, проводимая работниками в рамках существующих процессов.
Проекты прорыва обычно содержат перепроектирование существующих процессов и включают:
определение целей и краткое описание проекта по улучшению;
анализ существующего процесса ("такого, как есть " процесса) и возможностей реализации изменения;
определение и планирование улучшения процесса;
внедрение улучшения;
верификацию и валидацию улучшения процесса;
оценку достигнутого улучшения, включая извлеченные уроки.
Проекты прорыва управляются результативным и эффективным способом, использующим методы менеджмента проекта. После внесения изменения новый план проекта служит основой постоянного менеджмента процесса.
Работники организации являются лучшими поставщиками идей по постоянному улучшению процессов и часто принимают участие в рабочих группах. Деятельностью по поэтапному постоянному улучшению процессов следует управлять, чтобы понимать ее последствия. Вовлеченных работников организации надо наделить полномочиями, технической поддержкой и необходимыми ресурсами для изменений, связанных с улучшением.
Постоянное улучшение при помощи любого из двух указанных методов включает в себя:
а) причину улучшения - проблему процесса следует определить, а область для улучшения выбрать, указав на причину работы над ней;
б) фактическую ситуацию - надо оценить результативность и эффективность существующего процесса. Соберите и проанализируйте данные для выявления типов проблем, которые чаще всего возникают. Выберите конкретную проблему и поставьте задачу по улучшению;
в) анализ - следует определить и проверить первопричину проблемы;
г) идентификацию возможных решений - исследуйте альтернативные решения. Необходимо выбрать и внедрить лучшее решение, т.е. такое, которое устранит первопричины проблемы и предотвратит ее повторное возникновение;
д) оценку последствий - следует подтвердить, что проблема и ее первопричины устранены или их воздействия уменьшены, что решение сработало и задача по улучшению выполнена;
е) внедрение и стандартизацию нового решения - необходимо заменить старый процесс на улучшенный, таким образом предотвращая повторное возникновение проблемы и ее первопричин;
ж) оценку результативности и эффективности процесса после завершения действий по улучшению - результативность и эффективность проекта по улучшению следует оценить и рассмотреть применение его решения еще где-нибудь в организации.
Процесс улучшения повторяется применительно к остающимся проблемам, а также разработке целей и принятию решений по дальнейшему улучшению процесса.
Для содействия вовлечению и осведомленности работников о деятельности по улучшению руководству следует рассматривать такие меры, как:
формирование небольших групп с выбором лидеров самими группами;
разрешение работникам управлять рабочим пространством и улучшать его;
повышение знаний, накопление опыта и совершенствование навыков работников как части общей деятельности организации по менеджменту качества.